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전문적인 편지를 올바르게 작성해야합니까? 대부분의 편지는 모든 콘텐츠에 적용 할 수있는 잘 정립되고 간단한 형식을 따릅니다. 모든 편지에는 날짜, 보낸 사람 및받는 사람 정보 및 보낼 메시지가있는 일부 단락이 포함되어야합니다. 아래 단계에 따라 편지를 회사 표준에 맞게 수정하기 위해 필요에 따라 수정하십시오.

단계

4 단계 중 1 : 편지 시작하기

1. 

   형식을 잘 알고 있습니다. 편지에 포함 된 내용이 무엇이든 따라야 할 몇 가지 시각적 표준이 있습니다. 문자는 Arial 또는 Times New Roman과 같은 일반 글꼴로 블록 단락이있는 양쪽 정렬 된 형식으로 작성되어야합니다. 즉, "Enter"를 두 번 눌러 새 단락을 시작해야합니다. 단락에 들여 쓰기를 사용하지 마십시오.
   • 모든면에 2.5cm 여백을 설정합니다.
   • 편지가 이메일 본문에 기록되어 있어도 공통 글꼴을 사용해야합니다. 컬러 문자를 사용하지 마십시오.

2. 

   
   
   올바른 용지를 선택하십시오. 편지는 일반 A4 용지 (21cm x 29cm) 또는 편지지에 인쇄해야합니다. 계약서를 작성하는 경우 21cm x 35cm의 리갈 리갈 용지를 사용할 수도 있습니다.
   • 편지를 인쇄하여 우편으로 보내려면 회사 레터 헤드에 인쇄하여보다 전문적인 느낌을주고 회사 연락처 정보를 포함하십시오.

3. 

   
   
   회사에 대한 정보를 포함하십시오. 이름과 주소는 모든 편지의 필수 항목입니다. 자영업자이거나 독립적 인 전문가 인 경우 회사 이름을 자신의 이름으로 바꾸십시오.
   • 회사에 이미 편지 용 레터 헤드가있는 경우이를 사용하고 시간을 절약하십시오.
   • 주소를 입력하려면 페이지 상단의 왼쪽 또는 오른쪽에 맞 춥니 다. 회사의 표준이 무엇인지 알아 보려면 회사 직원에게 문의하십시오.
   • 국제적으로 편지를 보내려면받는 사람의 국가 이름을 대문자로 입력하십시오.

4. 

   
   
   날짜를 잊지 마세요. 전체 날짜를 작성하는 것은 확실히 편지에 대한 가장 전문적인 옵션입니다. 예를 들어, 반송 주소 바로 아래 왼쪽에 정렬하여 "2016 년 4 월 1 일"또는 "2016 년 4 월 1 일"이라고 씁니다.
   • 편지를 하루 이상 썼다면 텍스트 완성 날짜를 포함하십시오.

5. 

   받는 사람의 정보를 포함합니다. 받는 사람의 전체 이름, 직위 (해당되는 경우), 회사 이름 및 주소를 입력합니다. 각 정보는 별도의 줄에 있어야합니다. 날짜 바로 아래 왼쪽에있는 텍스트를 맞 춥니 다.
   • 이상은 특정 사람에게 편지를 보내는 것입니다. 따라서 대답이 더 쉬울 것입니다. 누구에게 편지를 보내야할지 모르겠다면 조사해보십시오. 필요한 경우 회사에 전화하여 통화하려는 사람의 이름과 직함을 찾으십시오.

6. 

   인사말을 선택하십시오. 이것은 존경의 매우 중요한 지표입니다. 인사말 선택은 편지를 보내는 사람을 알고 있는지 여부와 필요한 형식 수준에 따라 달라집니다. 다음 옵션을 고려하십시오.
   • "관심있는 곳이면 어디든지"사용 뿐 편지를 구체적으로 누구에게 보내는 지 모르는 경우.
   • 받는 사람을 잘 모르는 경우 "친애하는 선생님 / 부인"이 좋은 선택입니다.
   • 원한다면 "Dear Mr. Souza"에서와 같이 그 사람의 직함과 성을 사용하십시오.
   • 받는 사람을 잘 알고 그와 비공식적 인 관계를 유지한다면 "Dear Carlos"에서와 같이 이름으로 전화하십시오.
   • 그 사람의 성별을 모를 경우 이름을 사용하십시오.
   • 인사말을 사용한 후에는 쉼표를 포함하고 "Whomever may Interest"를 사용한 후에는 콜론을 포함하는 것을 잊지 마십시오.

4 단계 중 2 : 편지 본문 작성

1. 

   올바른 톤을 얻으십시오. 속담처럼 시간은 돈이지? 따라서 편지의 어조는 간결하고 전문적이어야합니다. 텍스트는 쉽고 빠르게 읽을 수 있어야하며 첫 번째 단락의 요점으로 바로 이동해야합니다. 예를 들어, "I am writing to address ..."와 같은 내용으로 시작할 수 있습니다.
   • 어려운 단어와 복잡한 문장으로 정교한 텍스트를 작성하는 것에 대해 걱정하지 마십시오. 편지의 의도는 말해야 할 내용을 가능한 한 빨리 전달하는 것입니다.
   • 설득력있게 행동하십시오. 편지에 대한 당신의 의도는 독자가 무언가를하도록 설득하는 것입니다 : 마음을 바꾸고, 문제를 해결하고, 돈을 투자하거나, 행동을 취하십시오. 설득력있게!

2. 

   개인 대명사를 사용하십시오. 전문적인 편지에서 "나", "우리", "당신"을 사용하는 데 문제가 없습니다. 자신을 "나"라고하고 독자를 "당신"이라고합니다.
   • 회사를 대신하여 편지를 쓸 때주의하십시오. 회사의 비전을 강화할 때 혼동을 피하기 위해 "우리"를 사용하십시오. 자신의 의견에 대해 글을 쓰고 있다면 "나"를 고수하십시오.

3. 

   명확하고 간결하게 작성하십시오. 독자는 알아야합니다 바로 그거죠 그가 편지에 빠르게 응답 할 수 있도록 당신이 말하고 싶은 것. 결과 또는 조치를 요청하는 경우이를 명확하게하십시오. 몇 마디로 자신을 설명하십시오.

4. 

   능동태를 ​​사용하십시오. 상황을 설명하거나 요청을 할 때 수동적이 아닌 능동태를 선택하십시오. 수동태는 모호하거나 불명확 한 텍스트를 생성 할 수 있습니다. 또한 능동태는 더 간단하고 요점입니다. 예를 들면 :
   • 패시브 : "선글라스는 내구성을 고려하여 회사에서 설계하거나 제조하지 않았습니다."
   • 활성화 : "귀사는 내구성을 고려하여 안경을 설계하고 제조하지 않습니다."

5. 

   적절한 경우 과도한 형식을 피하십시오. 편지는 사람에서 사람에게 쓰는 거죠? 가능할 때마다 극도로 형식적인 언어를 피하십시오. 결국 비인격적이고 정사각형 텍스트와 관계를 구축하는 것은 불가능합니다. 분명히 극도로 비공식적 인 언어와 속어를 피하십시오. 전문적이지만 친근한 어조를 유지하십시오.
   • 그 사람을 잘 안다면 그에게 좋은 일을 기원하는 친근한 문구를 포함시킬 수 있습니다.
   • 상식을 사용하여 편지에서 얼마나 많은 개성을 드러 낼지 결정하십시오. 약간의 유머는 직업 세계에서 유용 할 수 있지만 농담을하기 전에 항상주의해야합니다.

6. 

   예의를 갖추십시오. 불만을 제기 할 때도 예의를 갖추는 것은 가능합니다. 수혜자의 입장에 대해 생각하고 그를 도울 수있는 일을하겠다고 제안하십시오.
   • 무례한 불만의 예 : "당신의 선글라스가 끔찍하다고 생각하며 다시는 사지 않겠습니다." 적절한 불만의 예 : "저는 귀하의 안경 제조에 실망하고 있으며 앞으로 다른 제조업체를 찾을 것입니다."

7. 

   추가 페이지에는 특수 레터 헤드를 사용하십시오. 이상적으로는 편지가 짧고 한 페이지 만 있어야합니다. 예를 들어 법적 계약과 같이 더 큰 것을 작성해야하는 경우 더 많은 페이지가 필요할 수 있습니다. 이 경우 페이지 상단의 주소가 축약 된 다른 레터 헤드를 사용하십시오.
   • 시트 상단의 후속 페이지에 번호 매기기를 포함하는 것을 잊지 마십시오. 원하는 경우 수취인의 이름과 날짜도 포함합니다.

8. 

   편지를 마무리하십시오. 마지막 단락에서받는 사람에게 취하거나 기대할 조치를 명확하게 요약하십시오. 그 사람이 당신에게 연락하여 무언가를 명확히하는 것이 가능합니다. 이 경우주의를 기울여 주셔서 감사합니다.

4 단계 중 3 : 편지 닫기

1. 

   클로저를 선택하십시오. 편지 끝에있는 인사말은 존중과 형식을 나타냅니다. "Sincerely", "Cordially"및 "Respectfully"는 좋은 옵션입니다. 좀 덜 격식 적이지만 여전히 전문적으로 들리려면 "협조 인사"와 "정말 감사합니다"를 선택하십시오. 인사말 뒤에 쉼표를 사용해야합니다.

2. 

   편지에 서명하십시오. 서명을 위해 텍스트 끝에 약 4 줄을 남겨 둡니다. 페이지를 인쇄 한 후 서명하거나 이메일로 보내려는 경우 서명을 스캔하여 텍스트 문서에 첨부합니다. 가급적이면 파란색 또는 검정색 잉크로 서명하십시오.
   • 다른 사람의 이름으로 편지에 서명하려면 서명하기 전에 "PP :"라고 적으십시오. PP는 "대리"를 의미합니다.이 용어는 라틴어 "조달 당"에서 유래되었습니다.

3. 

   귀하의 이름과 연락처 정보를 입력하십시오. 서명 공간 아래에 이름, 전화 번호, 이메일 주소 및 기타 적용 가능한 연락 수단을 입력합니다. 각 정보에 대해 한 줄을 사용하십시오.

4. 

   타이피스트의 이니셜을 삽입하십시오. 다른 사람이 귀하를 위해 편지를 쓴 경우 서명란 아래에 이름의 이니셜을 포함하십시오. 어떤 경우에는 편지의 이니셜도 포함되어 누가 텍스트를 작업했는지 분명합니다.
   • 예를 들어 타이피스트의 이니셜 만 포함하려는 경우 소문자로 입력합니다 : mp.
   • 저자의 이니셜도 포함하려면 대문자로 쓰고 타이피스트의 이니셜은 소문자로 유지하십시오 : JC : mp 또는 JC / mp.

5. 

   첨부 파일을 기억하십시오. 발신자에 대한 추가 문서가있는 경우 문서 수와 유형을 포함하여 연락처 정보 아래에 몇 줄을 인용하십시오. 예를 들어, "첨부 파일 (2) : 이력서, 브로셔"라고 적으십시오.
   • 원하는 경우 첨부 파일이라는 용어를 축약하십시오.

6. 

   가능한 다른 수신자의 이름을 추가하십시오. 편지의 사본을 다른 사람에게 보내려면 본문에서 인용하십시오. 첨부 파일 줄 아래에 "CC :"(사본 포함)라는 용어와 그 뒤에 사람의 이름과 직함을 포함합니다. 과거에는 카본지에 글자를 타자 할 때 "카본 카피"를 나타 내기 위해 "cc"를 사용했습니다.
   • 예 : "CC : Maria Joaquina, 마케팅 부사장".
   • 두 명 이상에게 편지를 보내려면 "CC :"없이 첫 번째 이름 아래에 다른 이름을 정렬하십시오.

4 단계 중 4 단계 : 마무리 작업

1. 

   편지를 편집하십시오. 프레젠테이션은 전문 서신의 매우 중요한 요소입니다. 텍스트는 오류없이 전문적으로 무언가를 쓸 수 있음을 분명히해야합니다. 맞춤법 검사기를 확인하고 텍스트를주의 깊게 읽으십시오.
   • 스스로에게 물어보십시오 : 편지가 명확하고 간결합니까? 4 개 이상의 문장이있는 문단이 있습니까? 이 경우 불필요한 점을 제거 할 수 있는지 확인하십시오.
   • 편지가 매우 중요하다면 친구에게 읽어달라고 요청하십시오. 두 번째 눈은 오류나 이상한 문구를 찾기에 충분할 수 있습니다.

2. 

   편지를 스테이플하지 마십시오. 페이지가 많고 페이지가 지저분해질 까봐 걱정된다면 왼쪽 상단 모서리에있는 클립을 사용하세요.

3. 

   편지를 보내십시오. 우편으로 보낼 때는 회사 로고가있는 전문 봉투를 사용하십시오. 주소와받는 사람의 주소가 포함 된 전문 라벨을 인쇄하십시오. 받는 사람이 먼저 윗부분을 연 다음 아랫 부분을 열 수 있도록 문자를 세 부분으로 접습니다. 우표를 봉투에 붙여서 보내주세요.
   • 봉투에 손으로 주소를 적을 수도 있습니다. 손글씨가 편지의 전문적인 어조와 일치하지 않는다고 생각되면 레이블이나 봉투에 직접 주소를 인쇄하십시오.
   • 편지가 매우 중요하거나 가능한 한 빨리 읽어야하는 경우 전문 택배로 보내십시오.
   • 편지를 이메일로 보내려면 HTML로 변환하거나 PDF로 저장하여 서식을 유지하십시오. 그러나 이상적인 방법은 인쇄 된 편지를 보내는 것입니다.

팁

• 좋은 품질의 펜으로 편지에 서명하십시오.
• 신속하게 행동하십시오. 1 주일 이내에 응답 할 수없는 경우 수신자에게 언제 응답을받을 수 있는지 알려주십시오.
• 긍정적 인 점을 강조하십시오. 할 수없는 것이 아니라 할 수있는 모든 것에 대해 이야기하십시오. 예를 들어, 제품의 재고가없는 경우 고객에게 구매를 완료 할 수 없다고 말하지 마십시오. 대신이 제품이 품절 된 매우 인기있는 제품이라고 말하고 주문을 배송 할 수있는시기를 알려주십시오.
• 복잡한 편지를 쓸 때 개요를 만드십시오.
  • 주문에 대해 너무 걱정하지 않고 다루려는 주제를 나열하십시오.
  • 각 주제에 대한 예, 주장, 사실 및 키워드를 나열하십시오.
  • 관련성에 따라 요약 주제를 검토하십시오.
  • 관련없는 것은 모두 제거하십시오.
  • 독자에게 가능한 최선의 방법으로 정보를 구성하십시오.

경고

• 과도한 칭찬을 피하십시오. 진심으로 칭찬 할 수 있습니다. 과장은 칭찬에 너무 의존하여 일을 할 수 없음을 나타냅니다.
• 너무 두꺼운 톤을 사용하지 마십시오. 편지가 전문적인 관계를 개선하거나 시작할 가능성이 있음을 기억하십시오.