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귀하는 귀하가 속한위원회의 서기로 선출되었거나 임명되었습니다. 축하합니다! 회의록을 기록, 준비 및 발표하는 방법을 알고 있습니까? 입법 성경을 따르더라도 상관 없습니다 업데이트 된 로버트 주문 규칙 덜 공식적인 설정에서 회의록을 작성하는 경우 따라야 할 중요한 방법은 다음과 같습니다.

단계

4 단계 중 1 : 사전 준비

1. 

   조직의 회의 규칙을 알고 있어야합니다. 비서가 공식 회의록을 만들 것으로 예상되는 경우 그룹이 로버트의 명령 규칙이나 다른 공식 가이드를 따르는 지 물어보십시오. 좀 더 비공식적 인 환경에서는 회의록에 무엇이 포함되어야하는지 또는 어떻게 사용되는지 물어보십시오.
   • 업데이트 된 주문 규칙 전체를 숙지 할 필요는 없지만 사본을 얻거나 빌리는 것이 특정 질문에 답하는 데 도움이 될 수 있습니다.
   • 당신의 역할도 알고 있습니다. 회의에 참석하지 않는 회의록 비서가있는 반면, 회의에 참석하지 않고 토론에 참여하는 비서도 있습니다. 어떤 경우 든 간사는 진행 자나 사장과 같은 다른 중요한 역할을 맡은 사람이되어서는 안됩니다.

2. 

   
   
   먼저 모델을 준비하십시오. 각 회의 의사록에는 일부 정보가 반복되므로 템플릿은 쉽게 참조 할 수 있도록 일관된 형식을 만듭니다. 최소한 다음 정보를위한 공간을 포함하십시오.
   • 조직의 이름입니다.
   • 회의 유형 : 정기, 주간 또는 연례 회의, 소위원회 회의 또는 특수 목적 회의입니까?
   • 날짜, 시간 및 장소. 시작 및 종료 시간 (계획 및 연기)을위한 공간을 남겨 두십시오.
   • 회의 의장 또는 지도자 및 총무 (또는 대리자)의 이름.
   • "선물"및 "결석"목록. 쿼럼이 있는지 확인합니다 (투표 할 수있는 사람 수).
   • 서명을위한 공간. 회의록을 담당하는 사람은 항상 작업에 서명하고, 조직의 정책에 따라 회의록 승인 후 추가 서명이 필요할 수 있습니다.
   • 의제 (제공되는 경우). 회의 의장 또는 진행자가 의제 초안 작성을 요청하지 않은 경우 회의에 대한 메모를 정리하는 데 도움이되는 일정을 준비해야합니다.

3. 

   
   
   노트북이나 노트북을 가지고 다니십시오. 당신이 편한 것을 선택하십시오. 회의록을 자주 쓰려면 해당 목적을 위해 노트북을 따로 보관하거나 컴퓨터에 폴더를 만드십시오.
   • 이전 회의에서 회의록을 냈지만 아직 승인을 위해 제출되지 않은 경우에도 함께 가져 가십시오.
   • 녹음기가 나중에 몇 분을 기록하는 데 도움을 줄 수 있지만 메모 작성을 대신 할 수는 없습니다. 회의를 녹화하려면 참석 한 모든 사람이 동의하는지 확인하고 한 마디로 기록하려는 유혹에 굴복하지 마십시오.
   • 속기 학습은 메모 작성 프로세스의 속도를 높이지만 모든 단어를 적어 둘 필요는 없습니다. 사실 그렇게하지 않아야합니다.
   • 회의 중에 공개적으로 메모하도록 요청받은 경우 프로젝터 또는 프레젠테이션 이젤을 사용하고 나중에 메모를 흐리게 처리하지 않고 집에 가져 가면 회의록을 입력하는 데 사용할 수 있습니다.

4 단계 중 2 : 회의에 대한 메모 작성

1. 

   
   
   출석 목록을 나눠줍니다. 모든 사람이 참석하면 각 사람이 자신의 이름과 연락처 정보를 적을 수있는 공간이있는 종이 (또는 대규모 회의의 경우 그 이상)를 배포합니다. 회의 후에이 목록을 사용하여 모델의 선물 섹션을 채우거나 해당 목록을 전체 회의록에 첨부 할 수 있습니다.
   • 존재하는 사람들 중 많은 것을 모르는 경우 장소 테이블을 스케치하고 각 장소에 자신을 소개하도록 요청하면서 작성하십시오. 아래에서 설명하는 것처럼 적절한 때 이름으로 사람들에게 전화를 걸 수 있도록 메모를 할 때 편리하게 보관하십시오.

2. 

   템플릿을 최대한 많이 작성하세요. 회의가 시작되기를 기다리는 동안 조직의 이름, 회의 날짜와 장소, 유형 (예 : 주간, 특별위원회 회의 등)을 기록하십시오. 시작되면 시작 시간을 기록하십시오.
   • 템플릿이없는 경우 메모 상단에 해당 정보를 기록하십시오.
   • 특별한 목적이나 특별한 시간에 회의가 소집 된 경우 회원에게 알리기 위해 보낸 메모를 저장하고 기록 후 회의록에 첨부합니다.

3. 

   첫 번째 동작의 결과를 기록하십시오. 대부분의 공식 회의는 의제 채택 동의로 시작되므로이 단계에서는이 절차를 예로 사용합니다. 회의가 다른 동작으로 시작되면 관련된 모든 정보를 기록하십시오.
   • 동의는 보통 "I propose"로 시작합니다. 보통 "이 의제 채택을 제안합니다".
   • 제안자 (발의를 제안한 사람)의 이름.
   • 투표의 결과. 긍정적이면 "모션 수락 됨"이라고 적으십시오. 그렇지 않으면 "모션 거부 됨"이라고 씁니다.
   • 적절하게 적을 수없는 경우 더 긴 동의안을 서면으로 보내달라고 요청할 수 있습니다. 이 문제가 자주 발생하는 경우 회의간에이 정책이 특정 단어 수 이상의 동의에 대해 공식화 될 수 있는지 물어보십시오.
   • 의제 초안을 작성했다면 해당 동의안의 제안자 및 회의록 비서가 될 수 있습니다. 객관적으로 유지하는 한 자신의 행동을 등록하는 데 문제가 없습니다.

4. 

   회의 중에 발생하는 다른 모든 동의를 기록하십시오. 모든 토론을주의 깊게 들으십시오. 그러나 달리 지시되지 않는 한 녹음하지 마십시오. 새로운 동의가있을 때 관련 정보를 기록하십시오.
   • 각 동의에는 정확한 단어, 제안자 이름 및 투표 결과가 포함되어야합니다.
   • 투표를 진행하기 전에 일부 동의를지지해야합니다. 누군가 "나는 동의를지지한다"또는 이와 유사한 것을 말한다면, 그 사람의 이름을 지지자로 적으십시오.
   • 제안자의 이름을 모르거나 동의를 반복해야하는 경우 정중하게 회의를 중단하여 요청하십시오. 정보를 정확하게 적어 두는 것이 약간의 중단을 보장 할만큼 중요합니다.
   • 동의안이 수정안을 받으면 메모의 동의 내용을 변경하면됩니다. 논쟁의 여지가없고 많은 논의를 불러 일으키지 않는 한 수정이 발생했다는 점을 주목할 필요가 없습니다.

5. 

   보고서를 듣고 사본을 얻으십시오. 보고서, 뉴스 항목 등을 소리내어 읽을 때마다 문서의 이름과 문서를 읽고있는 사람 또는 문서를 작성한 분과위원회를 기록해 둡니다. 동작이 판독을 따라 가면 다른 방식으로 기록하십시오.
   • 회의가 끝나면 사본을 얻는 것이 더 실용적입니다. 나중에 독자 또는 회의 리더에게 사본을 요청하는 메모를 작성하고 해당 사본을 기록 된 회의록에 첨부합니다.
   • 사용할 수있는 사본이없는 경우 원본 문서가 보관 된 위치를 기록해 둡니다. 회의 후에이 정보를 요청해야 할 수도 있습니다.
   • 회원이 문서를 읽지 않고 구두로 보고서를 작성하는 경우, 자세히 설명하거나 발표자를 말 그대로 인용하지 않고 보고서에 대한 간단하고 객관적인 요약을 작성합니다.

6. 

   취하거나 플래그가 지정된 조치를 기록하십시오. 여기에는 마지막 회의에서 할당 된 작업 및 새 작업 확인이 포함됩니다. 편지를 쓰기 위해 남아있는 사람이 있습니까? 그 사람의 이름과 지시 사항을 적으십시오.
   • 회의의 형식에 따라 이러한 행동 중 많은 부분이 "모션"으로 분류 될 수 있습니다. 덜 공식적인 회의에서는 덜 명확하게 조직 된 결정을 위해 귀를 열어 두어야 할 수도 있습니다.
   • 결정이 내려진 경우 그 이유를 간단히 언급하십시오.

7. 

   모든 순서와 결정 사항을 기록하십시오. 절차에 대한 이의가있을 때마다 완전한 이의와 근거, 그리고 대통령이 내린 전체 결정을 기록하십시오.
   • Robert의 주문 규칙, 조직 정책 또는 회사 프로토콜에 대한 언급을 포함하십시오.

8. 

   요청 된 경우에만 토론 요약을 작성하십시오. 공식적으로 회의록에는 끝난, 무엇이 었는지 말했다그러나 조직이 귀하에게 보내는 특정 요청을 이행하십시오.
   • 토론을 기록 할 때는 가능한 한 객관적이어야합니다. 의견이 아닌 특정 요점을 포함하고 형용사와 부사의 사용을 최소화하십시오. 당신의 목표는 건조하고 사실적이며 지루한 방식으로 글을 쓰는 것입니다!
   • 토론 요약 중에 사람들에게 이름을주지 마십시오. 기분을 상하게 할 수있는 격렬한 토론에서는 이렇게하지 않는 것이 특히 중요합니다.

9. 

   회의가 끝나면 끝을 묶으십시오. 종료 시간을 기록하고 보고서 사본을 받거나 다른 사람에게 보내달라고 상기시키는 것을 잊지 마십시오.
   • 노트를 살펴보고 누락되거나 설명이 필요한 것이 있는지 확인하십시오. 누군가에게 무언가를 물어볼 필요가 있다면 그 사람이 떠나기 전에하십시오.

4/4 부 : 의사록 기록

1. 

   가능한 한 빨리이 프로세스를 시작하십시오. 이벤트가 여전히 마음에 새겨지는 회의 직후 공식 회의록을 기록하는 것이 가장 좋습니다.

2. 

   컴퓨터를 사용하여 회의 메모를 입력합니다. 노트북을 사용했다면 이미이 작업을 수행했을 수 있습니다. 메모를 저장하고 몇 분 동안 새 문서를 시작하면 두 가지를 나란히 비교할 수 있습니다.

3. 

   메모를 체계적인 단락으로 포맷합니다. 각각의 새로운 동의, 결정 또는 순서는 자체 단락에 있어야합니다. 서식을 지정할 때 다음 사항을 확인하십시오.
   • 올바른 철자와 문법을 사용했습니다. 필요한 경우 맞춤법 검사기를 사용하십시오.
   • 그는 텍스트 전체에서 동일한 시제를 사용했습니다. 완전한 과거 시제 또는 현재를 사용하되 같은 문서에서 번갈아 사용하지 마십시오.
   • 가능한 한 객관적이었습니다. 모든 사람이 사용할 수있는 객관적인 기록을 만들려고하므로 회의록에 귀하의 의견이 나타나지 않아야합니다.
   • 그는 간단하고 정확한 언어를 사용했습니다. 모호한 언어는 정확한 단어로 바꾸고 장식 된 설명은 제거해야합니다.
   • 여기에는 논의가 아닌 취해진 조치 만 포함되었습니다. 토론 내용을 적어 달라는 요청을받지 않는 한 끝난, 무엇이 었는지 말했다.
   • 그는 쉽게 참조 할 수 있도록 페이지에 번호를 매겼습니다.

4. 

   회의록 초안을 회원들에게 배포합니다. 출석 지에있는 연락처 정보를 사용하여 각 사람에게 사본을 보내십시오. 이 정보가없는 경우 회의 리더가 연락 할 수 있습니다.

5. 

   회의록 승인을 얻습니다. 다음 회의에서 소리내어 읽고 승인을 위해 보내도록 요청받을 수 있습니다. 동의가 통과되면 기록하십시오.
   • 회의록이 수락되기 전에 수정 된 경우 문서를 변경하고 마지막에 구체적인 수정 사항을 설명하지 않고 회의록이 수정되었음을 표시합니다.
   • 승인 된 후 의사록을 수정하기위한 동의가있는 경우 해당 의사록에 해당 동의의 정확한 단어와 승인 여부를 포함합니다.

4/4 부 : 회의록 템플릿 사용

1. 

   회의 템플릿 사이트로 이동합니다. 이러한 사전 제작 된 템플릿은 분 구성 시간을 절약하고 오류를 방지하는 데 도움이됩니다.

2. 

   각 사이트를 살펴 보며 시간을 보내십시오. 검색 기능을 사용하고 옵션을 통해 가장 적합한 것을 찾으십시오.
   • 일반 또는 표준과 같은 특정 모델이 필요한 경우 웹 사이트에서 특정 요구 사항을 검색하고 해당 버튼을 클릭하여 모델을 다운로드하십시오. 찾기 쉬운 위치에 저장하여 잃어 버리지 않도록하십시오.

3. 

   파일을 엽니 다. 다운로드 후 압축을 풀고 Microsoft Word 또는 Excel에서 엽니 다. 품질과 사용 편의성을 높이려면 최신 버전의 Microsoft Word를 사용하십시오. 최신 버전을 유지하면 작업이 더 쉬워지고 새로운 기능을 활용할 수 있습니다.

4. 

   헤더에 회사 로고와 저작권을 추가하십시오. 샘플 로고를 삭제하되 모델을 획득 한 사용 약관을 먼저 읽지 말고 삭제하십시오. 결국 법적 문제는 필요하지 않죠?

5. 

   제목을 변경하십시오. 제목 영역에서 "미팅 / 그룹"이라는 단어를 강조 표시하고 회의록 제목을 작성합니다.

6. 

   테마를 변경합니다 (선택 사항). 회의록의 모델을 더 아름답고 전문적으로 만들려면 색상을 변경하거나 기성품 테마를 선택하는 것이 좋습니다. 간단합니다. "페이지 레이아웃"탭을 찾아 "색상 및 테마"섹션으로 이동합니다. 여기에서 모델의 모양을 사용자 정의하고 회사 로고의 색상과 일치시킬 수도 있습니다.

7. 

   템플릿 섹션의 이름을 지정합니다. 모델 전체에 여러 필드 이름이 있어야합니다. 더 많거나 적거나 섹션의 이름이 마음에 들지 않을 수 있습니다. 회의 요구 사항에 맞게 사용자 정의하십시오.

8. 

   템플릿을 노트북에 저장하면 회의에 참석하고 의사록 작성을 시작할 수 있습니다. Microsoft Office를 계속 사용하면 작업이 빠르고 쉬워지며 이전보다 훨씬 더 체계적이고 정확하게 회의를 진행할 수 있습니다. 또는 템플릿을 인쇄하여 손으로 기록 할 수 있지만 필요한만큼 정보를 입력 할 수 있도록 필드의 높이를 유지합니다.

9. 

   모델을 검토하십시오. 축하합니다! 회의록 템플릿이 완성되었습니다.회의 중 생산성과 정확성은 기하 급수적으로 증가 할 것으로 예상됩니다. 이제 여러분을 안내하고 생각을 정리할 수있는 모델이 생겼습니다. 다른 프로젝트와 마찬가지로 세부 정보를 검토하여 누락되거나 혼란스러운 것이 있는지 확인하십시오. 모든 것이 정상이라고 확신하면 모델을 완성하고 다음 회의를 준비 할 수 있습니다.

팁

• 회의가 끝난 직후 회의록을 입력하십시오. 이벤트가 여전히 최신 상태 인 동안 유지하는 것이 가장 좋습니다. 회의가 끝난 후 가능한 한 빨리 참가자가 취해야 할 조치의 사본을 확보하는 것도 중요합니다.
• 목소리를 높이 지 않고도 모든 것을 듣고 설명을 구할 수 있도록 회의 리더와 최대한 가까이 앉으십시오.
• 회의록을 안전한 곳에 보관하십시오.
• 사람들에게 그 자리에서 등록 할 필요가 없도록 자신의 동작을 적도록 요청하십시오.
• 중단하는 것을 두려워하지 말고 언제든지 설명을 요청하십시오.
• 회의록은 매우 중요합니다. 회의록은 보관되며 몇 년 후에 사용할 수 있습니다. 예를 들어 문제가 합법적 인 경우 누군가의 평판은 몇 분에 따라 달라질 수 있습니다.
• 일부 읽기 업데이트 된 로버트 주문 규칙, 특히 비서가되는 것에 대해 이야기하는 섹션.
• 일어나는 일을 적어 두십시오. 같은 주제가 두 번 나오면 함께 그룹화하지 마십시오.

경고

• 회의록에 너무 많은 세부 사항을 입력하지 마십시오. 토론을 기록하도록 요청 받더라도 가능한 한 간결하고 객관적으로 유지하십시오. 발생하는 주요 사항 만보고하도록 제한하십시오. 그렇지 않으면 압도되고 불필요한 세부 사항으로 문서를 채우게됩니다.
• 회의록을 담당하는 사람의 개인적인 해석과 감정은 기록에 포함되지 않아야합니다.
• 회의의 일부가 기밀 인 경우 아니 신고하기. 대신 "이사회가 토론 내용이 기밀이라고보고 했으므로 기록되지 않았습니다"라고 적으십시오.
• 변호사와 의뢰인 간의 회의와 같은 기밀 토론을 기록하도록 요청받은 경우 1 분 안에 기록하십시오. 분리 총회 의사록에서 멀리하십시오. 기밀로 표시하고 누가 액세스 할 수 있는지 명확히하십시오.