직장에서 조직하는 4 가지 방법 - 백과 사전

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단계

우리 모두는 직장에서 조직되는 것이 중요하다는 것을 알고 있습니다. 그럼에도 불구하고 이것은 많은 사람들에게 끝없는 전투입니다. 믿거 나 말거나, 체계적으로 유지하는 것은 들리는 것만 큼 힘든 일이 아닙니다. 습관의 빠른 변화와 지속적인 해결책은이 과정을 생각보다 쉽게 만들 수 있습니다.

단계

4 가지 방법 중 1 : 공간 및 시간 관리

활동을 모니터링하십시오. 며칠 동안 일기에 여러 활동을 기록하십시오. 이를 통해 자신도 모르는 사이에 무엇을하는지 정확히 파악할 수 있으며 조직 및 생산성 실패에 대한 초기 감각을 얻을 수 있습니다. 또한 전반적인 목표를 염두에두고이 연습을 수행해야합니다. 활동 일기를 통해 어떤 작업이 시간을 낭비 할 수 있는지, 어떤 작업이 목표에 기여할 수 있는지 확인할 수 있습니다.
높은 생산성 일정을 결정하십시오. 어떤 사람들은 아침에 생산적이며 다른 사람들은 일찍 일어나는 생각을 싫어합니다. 당신은 이미 당신을 더 생산적으로 만드는 하루의 일부에 대한 감각을 가지고있을 수 있습니다. 밤, 아침, 점심 시간 또는 "러시아워"직전 또는 직후에 선호하는 것과 관계없이 생산성을 극대화하려면이 기간을 활용하십시오.
우선 순위 당신의 작업. 우리 모두는 일부 작업이 다른 작업보다 더 중요하다는 것을 알고 있습니다. 그러나 항상 적절한 우선 순위를 부여하지는 않습니다. 예를 들어 정직하고 유연하게 깃발이나 별과 같은 브랜드를 포함하는 알림을 통해 작업을 분류하는 시스템을 개발하십시오. 이러한 미리 알림은 가상이든 물리적이든 컴퓨터 나 책상 가까이에 두십시오. 목록의 최우선 항목에 더 많은 시간과 에너지를 투자하십시오. 예를 들어 마감일이 짧은 작업 (예 : 하루가 끝날 때 또는 다음 날까지 전달해야하는 작업)이 포함될 수 있습니다. 또한 생성 된 비용을 담당하는 고객, 상사 또는 다른 사람에게 응답의 우선 순위를 지정할 수도 있습니다. 그리고 작업이 얼마나 민감하거나 중요한지 잘 모르겠다면 항상 물어 보는 것이 좋습니다.
빠른 작업을 즉시 완료하십시오. 모든 작업의 우선 순위를 지정하고 특정 시간에 예약 할 필요는 없습니다. 그중 일부를 계획하거나 일정을 잡는 것은 완료하는 것만 큼 많은 시간이 걸릴 수 있습니다. 그렇다면 이러한 작업을 즉시 완료 할 수 있습니다. 이러한 장애물을 이러한 방식으로 처리하면 미루는 것을 피하는 데 도움이됩니다.
어수선 함과 작업 자료를 관리합니다. 우리의 테이블은 무질서한 장면에서 영화에 어울리는 파괴 장면으로 쉽게 이동하므로 정리가 어렵습니다. 어떤 사람들은 엄격한 청소 정책에 따라 운영하기도합니다. 필수는 아니지만 몇 가지 단계를 수행하여 워크 스테이션을 청소하십시오.
- 주문을 재개합니다. 쓰레기를 버리고 필요한 자료를 체계적으로 보관하십시오. 휴식 시간이나 작업 사이에 가능한 한 깔끔하게 정리하십시오.
- 생성 된 먼지를 즉시 청소하십시오. 따라서 나중에 청소에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 또한 이것은 현재의 장애가 미래에 귀하의 테이블에 남아있는 것을 방지합니다.
- 필요한 소모품을 손끝에 보관하십시오. 분명히 주변의 모든 것이 무질서의 신호는 아닙니다. 사용하는 도구를 사용하면 시간을 절약하고 소중한 공간을 잘 활용할 수 있습니다.
활동 및 약속 시간 예약. 어떤 사람들은 회의 만 예약하지만 필요한 활동 목록을 작성하지 않습니다. 가장 중요한 작업과 약속을 예약하는 것이 유용 할 수 있습니다. 특정 작업을 "그룹화"할 수도 있습니다. 예 : 화요일과 목요일에만 회의를 예약합니다. 또한 자신을위한 창의적인 시간을 설정하거나 예상치 못한 이벤트를 수용하기 위해 달력에 자유 시간을 유지하십시오.
- 의제와 달력을 사용하십시오. 이러한 도구는 iCalendar 및 Google Now와 같은 응용 프로그램의 형태로 종이 또는 가상 일 수 있습니다.
- 활동을 카테고리로 분리하십시오. 활동을 색상별로 분류하거나 구분하면 중요한 것이 무엇인지 빠르게 시각적으로 상기시킬 수 있습니다. 이러한 범주에는 예를 들어 서신, 프로젝트, 이벤트, 회의, 토론 및 신체 운동을위한 휴식 또는 시간이 포함될 수 있습니다.
- 기술을 최적화하십시오. Outlook과 같은 가상 캘린더 및 이메일 플랫폼은 할 일 목록, 연락처 및 주소를 결합 할 수 있습니다. 이것은 모든 것을 더 효율적으로 만들뿐만 아니라 사고 과정을 최적화합니다.
- 가능하면 작업을 위임하십시오. 하루 일과의 강도를 감안할 때 모든 것을 혼자서 할 필요가 없다는 것을 잊기 쉽습니다. 작업을 비서에게 위임하거나, 특히 집안일로 인해 수렁에 빠진 경우 동료에게 부탁하고 특정 작업에 대한 도움을 요청하십시오. 모든 것이 차분 할 때 보상 할 수 있습니다.

4 가지 방법 중 2 : 이메일을 체계적으로 관리하기

예정된 시간에 이메일을 확인하십시오. 받은 많은 메시지가 그다지 긴급하지 않기 때문에 모든 사람이받은 편지함을 고수 할 필요는 없습니다. 이메일에 대한 즉각적인 응답이 필요하지 않은 위치에서 일하는 경우, 하루에 약 3-4 회 예약 된 시간에받은 편지함을 확인하십시오.
이메일을 보관합니다. 받은 편지함에 메일이 쌓이는 대신 폴더와 라벨을 활용하세요. Outlook에는 폴더와 하위 폴더가 있고 Gmail에는 라벨과 여러 개의 개별받은 편지함이 있습니다. 예를 들어 저널리스트의 경우 폴더 이름은 "현재 보고서", "향후 보고서", "이전 보고서", "인터뷰 및 출처"및 "스토리 및 아이디어"라고 할 수 있습니다.
- 삭제하고 보관합니다. 오래되고 중요한 메일을 보관하고 나머지는 삭제합니다. 위의 예에서 "Old Reports"폴더는 저널리스트의 파일 역할을합니다. 오래된 이메일 메시지를 삭제하기 시작하면 얼마나 많은 항목이 휴지통으로 이동하고 얼마나 많은 항목이 저장되어 있는지 놀라게 될 것입니다. 어떤 사람들은받은 편지함을 비워 두는 것을 좋아합니다. 하나의 메시지를 읽지 않은 상태로 두거나받은 편지함에 메시지를 남기지 않는 것입니다. 폴더와 레이블을 사용하는 것 외에도 "보관"기능을 사용하여 상자를 비울 수 있으며, 직장에서 휴식 시간 동안 오래된 이메일을 삭제하거나 계정 구성 응용 프로그램을 사용할 수 있습니다.
가장 효율적일 때마다 다른 형태의 의사 소통을 사용하십시오. 때로는 간단한 전화 통화로 10 개의 이메일을 교환해야하는 문제를 해결할 수 있습니다. 그렇다면 그 사람에게 전화하십시오! 이메일을 교환하면 토론이 발생하거나 많은 메시지가 수반된다는 것을 알고 있다면 전화로 통화하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게하면 전자 메시지를 통한 길고 긴 토론을 피하면서 더 많은 세부 정보를받을 수 있습니다. 동료에게 이메일을 보내 "이 주제에 대해 질문이 많이 있습니다. 서로 얘기해야 할 것 같습니다. 5 분 후에 전화해도 될까요?"와 같이 말할 수도 있습니다.
방해를 제한합니다. 전략적 휴식은 유용하지만 근무 시간 중 중단은 그렇지 않습니다. 속도를 늦추고 작업 속도를 늦추고 사고 방식을 잃을 수 있습니다. 그러므로 당신이 너무 바쁘다는 것을 알 때 특별한 서면 및 음성 메시지를 사용하십시오. 이러한 도구는 사무실에 없을 때만 사용할 필요는 없습니다. 작업에 얽매일 때 사용할 수 있습니다. 많은 사람들이 "열린 문"정책을 사용하지만 항상 방을 열어 둘 필요는 없습니다. "전화를받는 중입니다"또는 "바빠요. 나중에 다시 오시거나 이메일을 보내주세요"와 같은 친근한 메모를 문 앞에 남길 수도 있습니다.
"구름"의 서비스를 사용하십시오. 클라우드 서비스 ( "클라우드 컴퓨팅"이라고도 함)는 더 저렴하고 확장 가능하며 효율적이며 쉽게 업데이트되기 때문에 고려할 수 있습니다. 이러한 클라우드에서 제공하는 콘텐츠는 컴퓨터, 태블릿, 스마트 폰 등 다양한 장치에서 액세스 할 수 있으므로 특히 유용 할 수 있습니다. 클라우드 스토리지는 디지털 백업을 만드는 기본 또는 보조 방법으로도 사용됩니다. 직장에서 IT 또는 소프트웨어를 담당하는 사람에게 문의하십시오. 이미 클라우드에 충분한 여유 공간이있을 수 있습니다 (또는 적은 연회비로 해당 공간을 구입할 수도 있습니다).
인터넷 즐겨 찾기를 사용하십시오. 최고의 브라우저는 쉽고 빠르게 액세스 할 수 있도록 자주 방문하는 이메일 주소를 저장하고 구성 할 때 북마크를 할 수 있습니다. 이를 활용하여 업계 뉴스 나 정보가 포함 된 중요한 웹 사이트를 잊지 마십시오.

4 가지 방법 중 3 : 시간 활용

동시에 여러 작업을 연습하지 마십시오. 이와 관련하여 대부분의 전문가들은 비슷한 의견을 가지고 있습니다. TV에서는 빠르고 멋지게 보일 수 있지만 여러 작업 ( "멀티 태스킹"또는 "멀티 태스킹")을 동시에 실행하는 것은 효율적이지 않으며 조직의 효율성을 저하시킬 수 있습니다. 한 번에 하나의 작업에 전념하도록 선택하십시오. 완료하고 목록의 다음 항목으로 진행하십시오.
자신을위한 일정이나 달력을 만듭니다. 다행히도 대부분의 작업에서는 하루 중 모든 것을 구체적으로 예약 할 필요가 없습니다. 그러나 하이라이트의 기본 일정과 그날의 가장 중요한 이벤트 및 작업을 유지하는 것이 유용 할 수 있습니다.
- 특정 활동에 대한 시간 제한을 설정합니다. 일부 작업에는 이러한 제한이 필요하지 않지만 다른 작업에는 생산성 향상을 위해 시간 매개 변수가 있어야합니다. 평소보다 오래 걸리는 경향이있는 일상적인 활동을 생각하고 향후 특정 기한을 지정하십시오.
- 다른 활동을 위해 여분의 시간을 마련하십시오. 경험을 통해 배운 일부 활동은 결국 예상보다 더 많은 시간을 요구하는 경향이 있습니다. 그러나 이것이 반드시 나쁜 것은 아닙니다. 예를 들어, 이러한 유형의 작업 (특히 중요한 이벤트 및 회의)을 수행하기 전과 후에 추가 시간을 확보하십시오.
스톱워치 앱, 물리적 스톱워치 또는 알람을 사용합니다. 이러한 도구는 드물게 사용하면 효과적 일 수 있습니다. 어떤 사람들은 사전 경고를 받고 활동을 준비하기 위해 10 분, 15 분 또는 30 분 전에 알람을 설정하는 것을 좋아합니다. 미리 알림을 사용할 수도 있습니다.
활동을 연기하지 마십시오. 이 연기가 절대적으로 필요한지 아니면 미루는 예일 뿐인 지 자문 해보십시오. 미루고 있다고 생각되면 작업을 미루지 말고 즉시 완료하십시오! 그러나 불가피하게 활동을 연기하는 경우에는 중단 한 지점을 기억하고 완료 할 특정 시간을 설정하십시오. 또 다른 옵션은 비상 계획을 만드는 것입니다. 예를 들어, 대면 회의를 취소해야하는 경우 상대방과 통화 (오디오 및 / 또는 비디오를 통해) 할 수 있습니다.

4 가지 방법 중 4 : 신체적 정신적 건강 관리

휴식을 취하다. 건강하고 생산적으로 유지하려면 정신적 휴식을 취하는 것이 중요합니다. 우리는 직장에 너무 몰두해서 때때로 휴식을 취하지 않는 경향이 있습니다. 이러한 휴식은 우리에게 필요한 나머지를 제공하고 생산성을 향상시킬뿐만 아니라 한발 물러서서 시간을 최대한 효율적으로 사용하고 있는지 스스로에게 물어볼 수있게 해줍니다.
더 잘 자. 잠을 잘 못 자면 다음날 기절하거나 피곤하거나 무기력 해져 업무 효율성과 계획이 훼손 될 수 있습니다. 밤에 최소한 7 ~ 8 시간 동안 쉬지 않도록 계획하십시오.
자신을 동료와 비교하지 마십시오. 이 사람들 대부분의 일은 우리와 다르며 모두 다른 조직 방식을 가지고 있습니다. 당신이 아는 사람에게 합리적이고 효율적인 방법이 당신의 일상에 가장 적합하지 않을 수 있으며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.
조직이 진행중인 프로세스임을 인정합니다. 완벽을 기대하지 마십시오. 조직은 지속적이며 지속적인 관심이 필요합니다. 당신은 매일 완벽하게 조직되지 않을 것입니다. 그러나 약간의 순서는 당신을 훨씬 더 효과적으로 만들 수 있습니다.