콘텐츠

• 단계
• 1 부 편지를 시작
• 파트 2 편지의 본문을 작성
• 3 부 편지 완성
• 파트 4 편지 완성

이 기사에서 : 편지 시작하기 편지의 본문을 줄이십시오. 편지를 작성하십시오. 편지를 찾으십시오.

상업 편지를 써야합니까? 일반적으로 이러한 종류의 문자는 다양한 내용에 적합한 잘 알려져 있고 적용하기 쉬운 구조를 따릅니다. 비즈니스 서신은 항상 날짜를 기입해야합니다. 또한 발신자와 수신자에 대한 몇 개의 단락과 정보가 포함되어야합니다. 직접 작성하고 필요한 경우 회사에서 설정 한 표준을 준수하도록 필요한 변경을 수행하십시오.

단계

1 부 편지를 시작

1. 
   

   
   레이아웃에 익숙해 지십시오. 서신의 내용이 무엇이든, 특정 표현 규칙을 적용해야합니다. 상용 서한을 입력해야합니다. "Arial"또는 "Times New Roman"과 같은 일반적인 서체를 사용하십시오. 가능하면 채워진 단락을 선택하십시오. 이는 단락을 두 번 눌러 새 단락을 시작하는 것과 같습니다. 기입 탐닉하지 마십시오.
   • 사방에 2.5cm의 여백을 두십시오.
   • 디지털 비즈니스 서신은 공통 글꼴을 사용하여 작성해야합니다. 전문 이메일에서는 흑백 이외의 다른 색상으로 필기체 또는 e를 사용하지 마십시오.

2. 
   

   
   적합한 용지를 선택하십시오. e는 A4 크기 용지에 인쇄해야합니다. 미국에 거주하는 경우 216 mm × 279 mm 또는 8.5 "× 11"크기의 레터 크기 용지를 사용하십시오. 일부 대형 계약은 리갈 크기 시트 (216mm × 356mm)에 인쇄 될 수 있습니다.
   • 편지를 인쇄하여 보내려면 회사의 머리를 가진 종이를 사용하는 것이 좋습니다. 독자가 회사의 로고와 연락처 정보를 볼 수 있기 때문에 편지에 공식적인 연락을 줄 수 있습니다.

3. 
   

   
   
   
   회사에 대한 정보를 입력하십시오. 주소의 각 항목을 별도의 줄에 작성하여 회사의 이름과 주소를 입력하십시오. 자신을 위해 일하는 경우 회사 이름 대신 또는 위에 이름을 추가하십시오.
   • 회사에 즉시 사용 가능한 헤더가있는 경우 직접 데이터를 입력하는 대신 사용할 수 있습니다.
   • 주소를 직접 입력하는 경우 기본 설정 또는 회사 지침에 따라 페이지 상단의 왼쪽 또는 오른쪽으로 주소를 정당화하십시오.
   • 해외로 편지를 발송하는 경우 국가 이름을 대문자로 쓰십시오.

4. 
   

   
   날짜를 나타냅니다. 더 엄격한 내용을 보려면 전체 날짜를 작성하십시오. 예 : "2012 년 4 월 1 일" 프랑스어로 작성된 편지에서 장소와 날짜가 페이지 오른쪽 상단에 나타나야합니다.
   • 서신이 며칠 지속 된 경우 서신을 마친 날짜를 표시하십시오.

5. 
   

   
   수신자 정보를 추가하십시오. 수취인의 전체 이름, 해당되는 경우 직함, 회사 이름 및 주소를 입력하십시오. 이 정보는 각 항목이 별도의 줄에있는 순서대로 표시되어야합니다. 해당되는 경우 참조 번호를 포함하십시오. 프랑스어로 제공되는 서신에서 수취인에 대한 정보는 날짜 아래 몇 줄 오른쪽에 표시되어야합니다.
   • 답변을 직접 받으려면 특정 사람에게 서한을 보내는 것이 바람직합니다. 받는 사람의 이름을 무시하면 약간의 조사를 수행하십시오. 회사에 연락하여 관련된 사람의 이름과 직함을 찾으십시오.

6. 
   

   
   
   
   전화 양식을 선택하십시오. 이 공식은 수령인에 대한 존 중심을 표현하는 역할을합니다. 이웃을 알고 있는지 여부에 따라 수식을 선택합니다. 또한 관계의 친숙 함이나 형식의 정도를 고려할 것입니다. 다음 목록의 옵션을 확인하십시오.
   • "오른쪽 누구에게 :"라는 표현을 사용하십시오. 만 누가 당신의 서한을 정확하게 전달해야하는지 모른다면.
   • 받는 사람과의 관계가 피상적 인 경우 "Sir"또는 "Madam"을 사용하여 홀수를 피하는 것이 가장 좋습니다.
   • 받는 사람의 제목을 표시 할 수도 있습니다 (예 : "미스터 디렉터").
   • 수신자를 잘 알고 있고 보고서에 익숙한 경우 "My Dear Suzanne"과 같은보다 개인적인 공식을 사용할 수 있습니다.
   • 받는 사람의 성별에 대해 의문이있는 경우 "숙녀, 신사"라는 공식을 사용하십시오.
   • "올바른 사람"이라는 표현 뒤에 콜 또는 콜론 수식 (:) 뒤에 쉼표를 넣는 것을 잊지 마십시오.

파트 2 편지의 본문을 작성

1. 
   

   
   적절한 톤을 채택하십시오. 잘 알려진 말에 따르면, 시간은 돈이며 대부분의 사업가들은 시간을 낭비하는 것을 싫어합니다. 따라서 편지는 짧고 정확한 톤으로 작성해야합니다. 요점으로 바로 가서 간결한 단락으로 시작하여 더 쉽게 읽을 수 있습니다.예를 들어, 항상 "I 'm writing about ..."과 같은 문장으로 시작할 수 있습니다.
   • 꽃이 많은 전환, 화려한 단어 또는 길고 구불 구불 한 문장을 피하십시오. 대신, 가장 빠르고 가장 기본적인 것을 찾으십시오.
   • 설득력있는 스타일을 채택하십시오. 대부분의 목표는 독자가 무언가를하고, 생각을 바꾸고, 문제를 해결하고, 청구서를 지불하거나 조치를 취하도록 설득하는 것입니다. 따라서 신념으로 당신의 관점을 드러내십시오.

2. 
   

   
   개인 대명사 사용 상용 편지 개인 대명사에 사용하는 것이 완벽합니다 나는, 우리 과 당신. 당신 자신에 관해서는, 개인 대명사를 사용하십시오 나는. 개인 대명사를 사용하고 당신 수신자에 대해 이야기합니다.
   • 조직을 대신하여 편지를 쓸 때주의하십시오. 회사의 관점을 제시 할 경우 개인 대명사를 사용해야합니다 우리. 따라서 독자는 그것이 회사의 관점에 관한 것임을 알 것입니다. 자신의 의견을 표현할 경우 나는 .

3. 
   

   
   명확하고 간결합니다. 당신의 편지가 바위의 물처럼 분명한 경우에만 신속하게 답변 할 것이기 때문에, 당신은 당신의 연설의 주제에 대해 독자에게 정확하게 알려주십시오. 특히, 수령인이 귀하에게 무언가를 주거나 특정 방향으로 행동하기를 원하는지 분명하게 표시해야합니다. 가능한 한 짧게 자신의 입장을 설명하십시오.

4. 
   

   
   활성 음성을 사용하십시오. 상황을 설명하거나 요청을 할 때 수동태보다는 능동태를 사용하십시오. 수동적 인 목소리로 표현되는 경우 모호하거나 비인간적 일 위험이 있습니다. 또한, 활성화 된 음성이 더 단순하고 바로 그 지점으로 이동합니다. 다음은 두 가지 예입니다.
   • 패시브 방식 : "선글라스는 강도를 염두에두고 설계 또는 제조되지 않았습니다. "
   • 적극적인 길 : "귀하의 회사는 강도에주의를 기울이지 않고 선글라스를 설계하고 제조합니다. "

5. 
   

   
   필요한 경우 휴식을 취하십시오. 사람들이 다른 사람들에게 편지를 씁니다. 표준 글자를 보내서 다른 사람과 관계를 맺을 수 없기 때문에 가능한 한 표준 글자를 사용하지 마십시오. 그러나 "필수"또는 "돈"과 같은 구어체 또는 속어 표현은 피해야합니다. 전문적인 스타일을 유지하지만 친절하고 친절합니다.
   • 수신자를 잘 아는 경우 인사말을 표현할 수있는 친절한 공식을 포함시킬 수 있습니다.
   • 상식을 사용하여 공개 할 성격의 측면을 결정하십시오. 때로는 약간의 유머가 비즈니스 관계를 더 쉽게 만들어 주지만 일화를 말하기 전에 조심하십시오.

6. 
   

   
   정중하십시오. 불만이나 편지를 쓰더라도 반드시 있어야합니다. 수취인의 지위를 조사하고 수용 가능하고 적절한 어조로 적절한 범위 내에서 할 수있는 일을하도록 제안하십시오.
   • 예를 들어, 무례한 불만은 다음과 같이 작성할 수 있습니다. "선글라스가 너무 나빠서 더 이상 사지 않기로 결정했습니다. 반면에 정중 한 주장은 다음과 같습니다. "선글라스가 실망스럽고 앞으로 다른 공급 업체와 함께 구입하기로 결정했습니다. "

7. 
   

   
   사용 두 번째 페이지 추가 페이지의 헤더에 대부분의 비즈니스 서신은 한 페이지에 맞도록 간결해야합니다. 그러나 계약서 나 법적 결론과 같이 편지가 더 길면 추가 페이지가 필요할 수 있습니다. 사용 두 번째 페이지 헤더, 첫 페이지와 같은 용지로 만들어 지지만 일반적으로 약칭 주소가 있습니다.
   • 페이지 상단의 두 번째 및 이후 페이지에 페이지 번호를 쓰십시오. 수신자의 이름과 날짜도 포함 할 수 있습니다.

8. 
   

   
   모든 것을 묶어 라. 마지막 단락에서는 서신 본문에서 언급 한 요점을 요약하고 행동 계획 또는 수령인에게 기대하는 사항을 명확하게 설명합니다. 궁금한 점이나 궁금한 점이 있으면 연락을 주시기 바랍니다. 고려중인 서신이나 질문에 대한 관심에 대해 수령인에게 감사한다.

3 부 편지 완성

1. 
   

   
   예의 양식을 선택하십시오. 결론적으로 항소 형태와 마찬가지로 존중과 형식주의를 보여야한다. 당신은 자신을 속이는 위험을 감수하지 않고 "나의 고유 한 배려에 대한 확신을 믿으십시오"또는 "내가 헌신적 인 감정의 표현을 표현해달라고 간구합니다"와 같은 공식을 선택할 수 있습니다. 마찬가지로 전자 메일 인 경우 "정확하게" "정중하게"또는 "정말로"와 같은 문구를 사용하는 것이 덜 공식적이지만 수용 가능합니다.

2. 
   

   
   편지에 서명하십시오. 서명을하기 전에 약 네 줄을 뛰어 넘으십시오. 서명하기 전에 편지를 인쇄하십시오. 파란색 또는 검정색 잉크를 사용하는 것이 좋습니다. 이메일로 편지를 보낼 경우 서명을 스캔하여 편지의 해당 부분에 그림을 넣으십시오.
   • 다른 사람을 대신하여 서한에 서명하는 경우 "p. 페이지. :»서명하기 전에. "프록시로"라는 표현의 약어로 "대신"또는 "이름"을 의미합니다.

3. 
   

   
   이름과 연락처 정보를 입력하십시오 서명 아래에 이름, 직함, 전화 번호, 이메일 주소 또는 기타 해당 연락처 정보를 입력하십시오. 각 항목을 독립적 인 줄에 작성하십시오.

4. 
   

   
   타이피스트의 이니셜을 추가하십시오. 저자가 아닌 다른 사람이 편지를 입력 한 경우 서명 패드 아래에 해당 사람의 이니셜을 추가 할 수 있습니다. 때로는 일부 회사는 서한의 개발에 참여한 사람들을 더 쉽게 찾을 수 있도록 서한의 이니셜을 포함하도록 요청합니다.
   • 타이피스트의 이니셜 만 찾으면 mj로 소문자로 작성하십시오.
   • 저자를 포함하는 경우 타이피스트의 이니셜을 소문자로 유지하면서 대문자를 사용하십시오 (예 : RW : mj). 두 개의 이니셜을 슬래시로 분리 할 수 ​​있습니다 (예 : MW / mj).

5. 
   

   
   첨부 파일을 나타냅니다. 서신에 부품을 첨부 한 경우 부품의 수와 유형을 지정하여 좌표 아래 몇 줄로이 부품의 특성을 작성하십시오. 예를 들어, "첨부 파일 (2) : 양식, 브로셔"라고 적으십시오.
   • "P. j"를 작성하여 "첨부 파일"이라는 표현을 축약 할 수도 있습니다.

6. 
   

   
   수신자 이름을 입력하십시오. 다른 사람에게 편지의 사본을 보낼 경우, "첨부 파일"줄 아래에 "cc"라는 약어를 쓰고 그 사람의 이름과 제목을 써서 편지에 언급해야합니다. 이 약어는 "무료 사본"을 의미합니다. 또한 문자가 카본지로 입력 될 때 "true copy"라는 표현의 약어이기도합니다.
   • 예를 들어 "cc : Marie Martin, 마케팅 이사"라고 적습니다.
   • 둘 이상의 이름을 추가하는 경우 "cc :"없이 이름 아래에 두 번째 이름을 정렬하십시오.

파트 4 편지 완성

1. 
   

   
   편지를 수정하십시오. 레이아웃은 전문성을 반영하는 핵심 요소입니다. 그러나 수령인에게 능력과 책임이 있음을 증명하려면 실수를 수정해야합니다. e-processing 소프트웨어의 맞춤법 검사를 실행하고 발송하기 전에 편지를주의 깊게 읽으십시오.
   • 편지가 명확하고 간결한 지 확인하십시오. 3-4 개 이상의 문장이 포함 된 단락이 있습니까? 이 경우 불필요한 문장을 제거하십시오.
   • 편지가 매우 중요한 경우 친구 나 동료에게 편지를 읽어달라고 부탁하십시오. 때로는 신선한 모습으로 눈치 채지 못할 실수 나 실수를 발견 할 수 있습니다.

2. 
   

   
   편지를 긁지 마십시오. 여러 페이지가있는 경우 스테이플하지 마십시오. 페이지를 순서대로 유지하려면 왼쪽 상단 종이 클립으로 페이지를 첨부 할 수 있습니다.

3. 
   

   
   편지를 게시하십시오. 우편으로 편지를 발송할 경우 상용 크기의 봉투를 사용하십시오. 가능하면 회사 로고가있는 봉투를 가져 가십시오. 발신자와 수신자의 주소를 올바르게 기록하십시오. 수취인이 먼저 상단 덮개를 펼친 다음 하단 덮개를 펼치도록 편지를 반으로 접으십시오. 편지를 보내기 전에 편지를 충분히 얻었는지 확인하십시오.
   • 글이 지저분하고 전문적 능력을 반영하지 못한다고 생각되면 전자 메일 처리 소프트웨어를 사용하여 주소를 입력하고 프린터와 함께 봉투에 인쇄하십시오.
   • 편지가 매우 중요하거나 긴급한 경우 서비스를 통해 편지를 배달하는 것을 고려하십시오.
   • 이메일로 보내려면 "HTML"또는 PDF 형식으로 변환하여 형식을 유지하십시오. 그러나 종이에 인쇄 된 편지를 보내는 것이 가장 좋습니다.