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• 단계
• 파트 1 시간과 공간에서 조직
• 2 부 이메일 관리
• 파트 3 시간 관리
• 파트 4 신체적, 정신적 건강 유지

이 기사 : 시간 및 공간 구성 이메일 관리 시간 관리 물리적 및 정신 건강 유지 15 참조

양질의 작업을 제공하기위한 최고의 자산 중 하나이기 때문에 조직화는 채용 담당자가 찾는 품질입니다. 그럼에도 불구하고 많은 직원들은 다양한 정도의 조직적 어려움에 직면합니다.당신이 그것의 일부라면, 간단하고 효과적인 해결책이 있다는 것을 아십시오. 는 더 나은 조직을 통해보다 쉽게 ​​직업 생활을 할 수있는 몇 가지 팁을 제공합니다.

단계

파트 1 시간과 공간에서 조직

1. 
   

   
   활동을 신문에 기록하십시오. 일주일 동안 각 활동을 평가하십시오. 이번 주에는 일상 업무에 대한 개요를 볼 수 있습니다. 필요한 시간과 도달 할 수있는 목표에 따라 분류 할 수 있습니다.

2. 
   

   
   생산성 피크를 결정하십시오. 어떤 사람들은 아침에 더 활동적이고 다른 사람들은 점심 후에 더 효과적입니다. 가장 좋은 시간이 무엇이든 가장 중요하고 복잡한 작업을 수행하려면이 시간을 활용하십시오.

3. 
   

   
   작업의 우선 순위. 종이나 디지털 형태의 일기를 쓰는 습관을들이십시오. 밤에 떠나거나 아침에 도착하기 전에 가장 중요한 활동을 표시하십시오. 짧은 시간에 보고서를 작성하고, 약속을 준비하십시오 ... 이렇게하면 각 작업에 필요한 시간과 에너지를 낭비하지 않아도됩니다. 그럼에도 불구하고 상황이 변경 될 경우 새로운 요구 사항을 통합 할 수있을 정도로 유연합니다. 작업의 상대적 중요성을 잘 모를 경우 공동 작업자 또는 감독자에게 자세한 내용을 문의하십시오.

4. 
   

   
   작은 작업을 빠르게 파견하십시오. 우선 순위가 미루는 것은 아닙니다! 다시 말해 중요하지는 않지만 쉽게 달성 할 수있는 작업이 있다면 하룻밤 사이에 방치하지 마십시오. 이러한 작은 활동을 최대한 빨리 처리하여 가장 중요한 사항에 집중할 수 있습니다.

5. 
   

   
   
   
   작업 공간을 구성하십시오. 소규모 사무실이든 실제 회의실이든 공간은 효과적인 작업에 도움이되어야합니다! 지저분한 작업 공간은 스트레스를 유발하고 생산성을 제한 할 수 있습니다. 화장실 미치광이가 아닙니다! 책상을 정리하는 습관을 들여야합니다.
   • 작업 공간을 저장하십시오. 사무실에 흩 날리는 모든 파일과 쓰레기를 제거하십시오. 반대로, 중요한 부분은 신중하게 순위를 매 깁니다. 기회가있는 즉시 작업 공간을 저장하고 청소하십시오. 활동 기간 동안, 휴식 시간 동안, 두 작업 사이에 ...
   • 가는대로 청소하십시오. 이런 식으로 책상에 종이나 음식 찌꺼기가 쌓이지 않도록합니다.
   • 손끝에 물건을 보관하십시오 : 전화, 펜, 종이 패드 ... 작업 공간을 최대한 기능적으로 구성하십시오.

6. 
   

   
   하루를 계획하십시오. 효과적으로 구성하려면 약속 일정뿐만 아니라 전자 메일 읽기, 보고서 작성과 같은 다른 모든 전문적인 작업도 수행해야합니다. 예를 들어, 주 1 ~ 2 일 약속을 보낼 수 있습니다. 당신과 다른 일주일의 나머지 작업. 모든 비용으로 빈 기간을 채우려 고하지 마십시오. 긴장을 풀거나 덜 즉각적인 문제에 대해 생각할 기회를 가지십시오. 이러한 활동이 적은 기간도 예상치를 예측할 수 있습니다.
   • 캘린더 또는 캘린더를 사용하십시오. 종이 일정, 전자 캘린더 또는 다음과 같은 응용 프로그램을 선택할 수 있습니다 iCalendar는 또는 구글 나우.
   • 활동을 분류하십시오. 예를 들어 유형 (프로젝트, 이벤트, 회의, 중단 등) 또는 중요 순서별로 분류 할 수 있습니다. 주요 활동을 한눈에 볼 수있는 시스템을 선택하십시오.
   • 디지털 도구 사용을 최적화하십시오. 예를 들어 시야 주소록, 캘린더 또는 할 일 목록으로 사용할 수 있습니다. 동일한 도구를 사용하여 직업 생활을 계획하면 효율성이 향상됩니다.
   • 가능하면 일부 작업을 위임하십시오. 귀하에게 할당 된 작업을 통해 보조자를로드하거나 동료의 도움을 요청하기가 어려울 수 있습니다. 그러나이를 통해 수행 할 수있는 활동에 다시 집중하고 시간 관리를 최적화 할 수 있습니다.

2 부 이메일 관리

1. 
   

   
   
   
   가능하면 이메일을 읽도록 예약하십시오. 일부 게시물은에 영구적으로 연결해야 할 수도 있습니다. 그렇지 않은 경우 하루 중 예약 된 시간까지 전자 메일을 읽지 마십시오.

2. 
   

   
   메일을 정렬하십시오. 중요한 대화를 표시하고 목적, 발신자에 따라 이메일을 분류하십시오. 시야 (폴더 및 하위 폴더) 또는 Gmail을 (라벨).
   • 처리 될 때 s를 지우십시오. 필요할 수있는 중요한 대화와 이메일을 보관하십시오. 모두 읽고 처리 한 빈 상자가 있으면 하루가 끝날 때 안심이 될 수 있습니다. 일반적으로 이메일 처리를 서두르지 마십시오.

3. 
   

   
   의사 소통 수단을 최적화하십시오. 동료간 또는 파트너와의 관계에 상관없이 이메일로 대화를 제한하지 마십시오. 즉각적인 대화 또는 단순히 전화는 속도와 사람의 접촉에 선호되는 솔루션입니다. 귀중한 시간을 절약하고 응답을 기다리는 스트레스를 줄일 수 있습니다. 또한 서면보다 구두 대화의 스레드에서 정보를 교환하는 것이 더 쉽습니다.

4. 
   

   
   부적절한 작업 중단을 제한하십시오. 낮에는 휴식을 취하는 것이 중요합니다. 반면, 전화를 받거나 책상을 지나는 동료에게 응답하기 위해 작업 도중에 방해를 받으면 작업 일정이 중단되고 시간이 낭비됩니다. 자신을 완전히 격리시키지 않고 주저하지 말고 문을 닫거나 전화기를 자동 응답기에 두십시오. 작업이 완료되면 다양한 요청에 응답하십시오. 즉, 비공식적이거나 접근하기 어려운 위험에 절대적인 규칙을 두지 마십시오!

5. 
   

   
   사용 클라우드 컴퓨팅. 이 기술을 통해 원격 서버를 통해 많은 양의 정보를 저장할 수 있습니다. 따라서 저렴하고 데이터의 접근성을 향상시킵니다. 따라서 인터넷에 액세스 할 수있는 모든 장치에서 작업 할 수 있습니다. 클라우드 컴퓨팅 보다 빠르고 효율적으로 작업 할 수 있기 때문에 작업 품질과 시간 관리를 향상시킬 수 있습니다. 이 서비스는 일반적으로 회사가 지불 한 가입으로 제공됩니다. 서비스를 위해이 기술의 사용을 제안하는 것을 망설이지 마십시오.

6. 
   

   
   검색 엔진이 제공하는 기능을 사용하십시오. 이미 즐겨 찾기에있는 사이트를 개인적으로 기록하고 순위를 매기는 습관이있을 수 있습니다. 사무실에서 주저하지 말고 특히 자신의 컴퓨터가있는 경우 주저하지 마십시오. 예를 들어 회사 파트너 사이트 또는 일반 정보는 빠른 액세스가 필요한 소스입니다.

파트 3 시간 관리

1. 
   

   
   한 번에 둘 이상의 작업을 수행하지 마십시오. 정보 통신 기술이 지배하는 세계에서 직원은 항상 모든 직원이 이용할 수 있고 동시에 모든 요청에 ​​응답해야합니다. 모든 전문가들은 이러한 현상이 멀티 태스킹 외모와는 달리 시간과 작업의 질 상실. 두뇌가 정보로 가득 차면 모든 것을 분석 할 시간이 없습니다. 따라서 여러 작업을 동시에 수행하면 스트레스가 증가하고 분석 및 집중 능력이 저하됩니다. 한 번에 하나의 문제를 해결하는 것이 더 합리적입니다.

2. 
   

   
   나만의 일정을 만드십시오. 특정 의제 (미팅, 행사, 회의 ...)를 설정하는 것 외에도 하루 일정을 정하는 것이 좋습니다. 이를 통해 활동 및 휴식 기간의 피크를 예측할 수 있습니다.
   • 프로젝트에 대한 생각이나 고객의 파일 연구와 같은 일부 활동에는 집중과 분석이 필요합니다. 효율성을 높이려면 이러한 유형의 활동에 소비 할 특정 시간을 계획하십시오. 파일이나 프로젝트를 이동하면 지적 용량이 줄어들어 효율성이 떨어질 수 있습니다. 마찬가지로 메일이나 보고서 읽기와 같은 지루한 작업은 시간이 제한되어야합니다. 그렇지 않으면 지루함을 느끼고 활동을 지연 시키거나 지연시킬 수 있습니다.
   • 일부 활동에는 추가 시간을 허용하십시오. 실제로 모임이나 약속이 예상보다 오래 걸릴 수 있습니다. 경험을 바탕으로 일정에 발표 된 이벤트 기간보다 큰 시간 범위를 포함 시키십시오.

3. 
   

   
   알람을 사용할 수 있습니다. 이벤트를 상기 시키거나 작업 완료에 할당 된 시간의 끝을 알리거나 단순히 리듬을 제공 할 수 있습니다. 그러나 더 효율적으로 만들지 않으면 스트레스를받을 수 있으므로 예상치 않게 울리지 않도록하십시오.

4. 
   

   
   정당한 이유없이 작업을 수행하지 마십시오. Lennui, 피로, 사무실을 일찍 떠나려는 욕망은 모두 활동을 연기하는 나쁜 이유입니다. 미루는 것은 시간과 효율성의 낭비입니다. 그러나 융통성을 유지해야합니다. 예기치 않은 이벤트 (최종 회의, 긴급 파일 수정 ...)가 발생하면 수행해야 할 작업을 기록하고 나중에 활동을 다시 시작하십시오. 대체 솔루션을 설정할 수도 있습니다. 예를 들어, 회의에 참석할 수없는 경우 전화 회의를 설정하십시오.

파트 4 신체적, 정신적 건강 유지

1. 
   

   
   휴식을 취하십시오. 이 기사에서 언급했듯이 신체적 및 지적 휴식 기간을 계획하는 것이 필수적입니다. 실제로, 우리가 아침에 할 시간이 없었던 것을하기 위해 오후에 휴식을 취하는 것은 쓸모가 없습니다. 휴식을 취하면 한 걸음 물러서서 한 일에 감사하고 동료들과 교류 할 수 있습니다. 또한 생산성을보다 효과적으로 구성하고 향상시키는 데 도움이됩니다. 당신이 일에 압도당하는 경우, 당신이 그것을 잊지 않도록 달력에 휴식 시간을 입력하십시오. 필요한 경우 알람을 계획하십시오.

2. 
   

   
   충분한 수면을 취하십시오. 수면의 이점은 항상 인식되어 왔습니다. 그러나 많은 노동자들이 충분히 잠을 자지 못한다. 7 ~ 8 시간의 숙면을 취하기위한 일과를 설정하십시오.

3. 
   

   
   자신을 동료와 비교하지 마십시오. 모든 사람은 그가 다르게 인식하는 특별한 역할을합니다. 동료를위한 효과적인 조직 방법이 반드시 필요한 것은 아닙니다. 모범 사례에 대해 논의 할 수 있지만 자신의 시스템을 찾아야합니다.

4. 
   

   
   정리는 시간이 많이 걸리는 프로세스입니다. 회사에서 일할 때 일정이 정해집니다. 모든 비용으로 아젠다를 따르고 유연하게 노력하지 마십시오. 일반 조직 (순서대로 사무실, 일과 휴식 사이의 시간 배분 ...)으로 시작한 다음 점차적으로 세분화하십시오.